Yksityisyytesi on meille tärkeää

Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste. Päivitetty 2.11.2020.

Tietosuojaan liittyvät kysymykset

Jos sinulla on Grapevine Median tietosuojakäytäntöön tai tietojen käsittelemiseen liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita, ota meihin yhteyttä.

Evästeet

Grapevine.fi kerää joitakin käyttäjäkohtaisia tietoja käyttämällä evästeitä (”cookies”). Eväste on vierailijan selaimelle lähetettävä pieni tekstitiedosto, joka yleensä sisältää anonyymin tunnistenumeron. Vierailijan henkilöllisyys ei käy ilmi evästeiden avulla. Lisätietoja evästeistä.

Käytämme evästeitä:

  1. Verkkosivuston toiminnallisuuksiin
  2. Asiakaskokemuksen kehittämiseen
  3. Kävijäliikenteen analysointiin
  4. Mainonnan kohdentamiseen

Ohjeet evästeiden poistoon.

Rekisteriseloste

1) Rekisterinpitäjä

Grapevine Media Oy (2294583-0)

Lintulahdenkatu 10

00500 Helsinki

2) Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

toimisto@grapevine.fi

3) Rekisterin nimi

Grapevine Media Oy:n asiakas-, markkinointi- ja työnhakijarekisteri

4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen ja asiakaspalvelun hoito
  • Laskutus
  • Rekisterinpitäjän tuotteisiin ja palveluihin liittyvät tarkoitukset, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
  • Asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
  • Uudelleenmarkkinointi verkkosivukäyttäytymisen perusteella verkossa ja sosiaalisessa mediassa
  • Työhakemusten käsittely ja rekrytointeihin liittyvä viestintä

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta riippuen rekisterinpitäjän lakisäätteiset velvoitteet, sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys voi muodostua esimerkiksi silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja esimerkiksi rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen liike- tai yhteistyötoiminnan yhteydessä.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden ja näiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita.

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella (esimerkiksi liittyminen Grapevine Media Oy:n uutiskirjetilaajaksi, opassisältöjen lataaminen tai tietojen syöttäminen ja tallentaminen rekrytointijärjestelmään). Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä tässä tietosuojaselosteessa ilmoitetuilla yhteydenottotavoilla.

5) Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilöistä:

  • Rekisterinpitäjän asiakkaista sekä asiakkaiden edustajista ja yhteyshenkilöistä
  • Rekisterinpitäjän alihankkijoiden ja toimittajien edustajista ja yhteyshenkilöistä
  • Potentiaalisista asiakkaista
  • Työnhakijoista
  • Muista sidosryhmiin kuuluvista henkilöistä

Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, kunkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:

Asiakas- ja markkinointirekisteri

  • Nimi
  • Sähköposti
  • Puhelinnumero
  • Yritys ja asema
  • Yrityksen yhteisötunnus ja osoitetiedot
  • Asiakassuhteeseen ja tilaukseen liittyvät tiedot
  • Uutiskirjeen tilaus ja analytiikka
  • Sähköisen materiaalin tilaus verkkosivuilta
  • Sivustokäyttäytyminen ja analytiikka
  • Osallistuminen tapahtumiin
  • Markkinointikielto

Työnhakijarekisteri

  • Nimi
  • Yhteystiedot
  • Työhakemus, ansioluettelo ja muut työnhakijan antamat lisätiedot
  • Tieto rekrytoinnin etenemisestä ja lopputuloksesta
  • Työntekijöidemme arvio työnhakijan soveltuvuudesta tehtävään
  • Työnhakijan kanssa käyty rekrytointiin liittyvä viestintä
  • Työhakemuksia säilytetään yhden vuoden ajan

6) Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein; ja joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

7) Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

8) Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisteristä.

9) Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ja viestintäteknologiaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojasta laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimuksen sekä varmistaneet että alihankkijoillamme on vastaavat sopimukset omien alihankkijoiden kanssa.

Olemme ulkoistaneet henkilötietojen käsittelyä yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka sijaitsevat myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset käsittelevät henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita.

10) Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Rekisterin käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Henkilötietoja voidaan käsitellä eri tietojärjestelmissä, jotka ovat joko Grapevine Media Oy:n tai sen kumppaneiden hallinnoimia. Olemme varmistaneet, että kumppanimme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Työnhakijarekisteri

Työnhakijoiden henkilötiedot tallennetaan Cloudcityn ylläpitämälle palvelimelle, joka täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset. Grapevine Media Oy:n työntekijöillä on oikeus päästä rekisterin tietoihin vain silloin, kun heidän työtehtävänsä sitä vaatii.

Emme käytä automaattista päätöksentekoa, kuten automaattista profilointia, osana henkilötietojen käsittelytoimintaa.

11) Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

12) Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).